Archiviazione Elettronica dei Documenti
ARXivar è una piattaforma di Information & Process Management completa e scalabile con la quale è possibile gestire in modo centralizzato infiniti documenti elettronici provenienti dai vari sistemi informativi che l’azienda utilizza (ERP/Gestionale, email, fax, office, CRM, CAD, sistemi qualità, rilevazione presenze, etc..).
Attraverso un’interfaccia estremamente intuitiva allineata agli standard Microsoft, permette di gestire le informazioni.
ARXivar offre funzionalità quali: la spedizione automatica dei documenti via fax, mail, posta ordinaria o raccomandata secondo la priorità del destinatario, creazione di Cd autoconsultanti, gestione della modulistica aziendale (carta intestata, moduli qualità), stampante PDF, gestione di deleghe, un’anteprima sempre disponibile dei documenti per i più comuni formati, liste di distribuzione, sistemi di ricerca FULL-TEXT, firma digitale e molto altro ancora.
ARXivar possiede diversi tipi di ricerche documentali a seconda del tipo di uso e di operatore, che garantiscono la reperibilità dei documenti in base a livelli di riservatezza che si incrociano tra loro per soddisfare le più particolari esigenze di privacy e di accessibilità ai dati.
Funzioni principali di ARXivar
Dematerializzazione e Conservazione sostitutiva
Ciclo ATTIVO
ARXivar è in grado di acquisire automaticamente tutti i documenti che vengono generati da un sistema gestionale.
Usando ARXivar Spool Recognition è possibile leggere i dati presenti su Fatture, Bolle, Ordini, Registri contabili e di magazzino, Rapportini di uscita dei tecnici e archiviarli automaticamente.
Ciclo PASSIVO
Anche per il ciclo passivo abbiamo realizzato dei connettori universali per i vari sistemi gestionali che ci permettono di archiviare automaticamente tutti i documenti pervenuti dai fornitori, indipendentemente dal formato, codificando le informazioni attraverso delle etichette Barcode.
Inoltre con l’uso di ARXivar Free Form Recognition siamo in grado di leggere le informazioni dai documenti per poi passarle al sistema gestionale.
Conservazione SOSTITUTIVA
ARXivar si è allineato alle nuove normative in materia di archiviazione documentale che finalmente sanciscono le “Regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti originali – Art. 6, commi 1 e 2, del testo unico delle disposizioni legislative e regolamenti in materia di documentazione amministrativa, di cui al Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445″.
Il modulo prevede che qualunque documento elettronico archiviato in ARXivar possa essere conservato solo in forma elettronica, seguendo una procedura (Wizard) che prevede la creazione di un volume di conservazione contenente i dati validati dalla firma digitale e marcatura temporale.
La procedura offre le funzioni per la consultabilità dei dati in modo autoconsistente.
Business Process Management (BPM)
L’impresa è una macchina complessa che va messa a punto costantemente. Sempre di più il vantaggio competitivo di un’azienda dipende dalla sua abilità di adattarsi ai cambiamenti in modo rapido e di eccellere nei processi chiave di business intesi come un insieme di attività, coordinate e supportate, da persone, tecnologie e conoscenze; come evadere un ordine, rispondere ad una richiesta del cliente o produrre un nuovo bene di consumo.
Nasce dunque la necessità di coordinare gruppi di lavoro, definendo, a fronte di un particolare evento, chi deve fare che cosa, con quali strumenti, con quali informazioni, con quali poteri decisionali.
ARXivar è lo strumento informatico che consente di coordinare tutto questo.
Con il workflow DESIGNER ( disegnatore grafico di processi ), si definiscono le azioni, i tempi, le persone che devono eseguire delle attività secondo un determinato percorso procedurale.
Il workflow di ARXivar consente all’azienda di essere proattiva e semplificare le attività, che arrivano direttamente sulla “scrivania elettronica” di chi deve svolgerle.
In questo modo è possibile monitorare in modo più efficiente i processi aziendali, poter identificare tempestivamente le criticità e rendere disponibili strumenti per analizzare e gestire le eccezioni.
Riducendo i tempi di esecuzione dei processi si ottengono benefici in termini di efficacia ed efficienza e dunque una sensibile riduzione dei costi di gestione.
Una delle caratteristiche più importanti è la semplicità d’uso. Il modellatore di processi di ARXivar permette di essere autonomi nella creazione dei processi. I processi non sono STATICI ma dinamici in quanto l’azienda è in continuo miglioramento e con ARXivar, in pochi SECONDI, è possibile adattarli alle rinnovate esigenze aziendali. Il tutto in totale autonomia.
Grazie al potente designer è possibile gestire a processo in corso qualunque eccezione che richieda velocità ed elasticità di gestione.
Miglioramento continuo
Con uno strumento di gestione dei processi si può controllare e analizzare lo svolgimento dei flussi di lavoro e ricavare dati importanti per valutare l’andamento dell’azienda.
E’ possibile pensare, disegnare, seguire e monitorare tutti i processi di business, di qualunque natura ed integrarli con qualsiasi sistema informativo ed applicazione gestionale in uso. Con grande risparmio di tempo e quindi di denaro.
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